RGPD et ChatGPT : Conseils et Bonnes Pratiques pour les Notaires

Principe général du secret professionnel du Notaire

Le notaire est soumis à une obligation de secret professionnel général et absolu, conformément à l’article 3.4 du Règlement National des Notaires, renforcé par les articles 226-13 et 226-14 du Code pénal.

Cette obligation s’étend à tous les faits qui lui sont confiés dans l’exercice de sa profession, même si le secret n’a pas été explicitement demandé. Cela inclut :

• Les actes d’authentification.
• Les consultations juridiques.
• La rédaction d’actes sous seing privé.
• La négociation ou l’expertise immobilière.
• La gestion de patrimoine et autres activités complémentaires.

La Cour d’appel de Paris a rappelé que :

« Le secret est pour les notaires, appelés par leur ministère à être les confidents et les conseils des particuliers, un devoir inhérent à leur profession même. »

En cas de violation de ce devoir, des sanctions pénales, civiles ou disciplinaires peuvent être appliquées.

Utilisation de ChatGPT et respect du secret professionnel

Lors de l’utilisation de ChatGPT, les notaires doivent adopter une approche stricte pour garantir que leur usage respecte le caractère absolu du secret professionnel. Toute information transmise à une plateforme externe doit être traitée avec précaution.

Principes à Respecter :

1. Ne jamais communiquer d’informations confidentielles ou nominatives :
• Aucune donnée permettant d’identifier une personne ou une entité ne doit être partagée, que ce soit un nom, une adresse, ou tout autre détail personnel.
• Exemple : remplacer "Monsieur Jean Dupont, propriétaire à Lyon" par "Monsieur X, client à [ville]".
2. Limiter l’utilisation de ChatGPT aux tâches non confidentielles ou anonymisées :
• Utilisez ChatGPT pour des tâches génériques (modèles d’actes, recherche juridique) plutôt que pour des cas précis contenant des informations sensibles.
3. Utiliser l’option de "Chat éphémère" ou supprimer les historiques :
• Assurez-vous que les conversations ne sont pas sauvegardées par la plateforme.
4. Informer et former votre équipe :
• Intégrez ces bonnes pratiques dans votre politique interne de gestion du secret professionnel.

Bonnes pratiques d’anonymisation des données

Pour protéger les informations couvertes par le secret professionnel, il est impératif d’anonymiser les données transmises à ChatGPT. Voici des recommandations concrètes :

• Remplacement des noms et identités :
• Jean Dupont → Monsieur.
• La société Bâtiment de France → La société X.
• Suppression des coordonnées personnelles :
• Adresses, emails, numéros de téléphone, ou tout autre détail permettant une identification directe.
• Utilisation de descriptions génériques :
• Remplacez les mentions précises par des termes vagues :
• "La maison située au 24, rue de Paris" → "Un bien immobilier dans la ville de [localisation]".

Responsabilités du Notaire vis-à-vis de ChatGPT

Le notaire est responsable de tout manquement au secret professionnel, même lorsqu’il utilise des outils externes. Cela inclut :

• Les membres de son équipe : Toute personne ayant accès à des informations couvertes par le secret professionnel doit respecter strictement les règles établies.
• Les prestataires externes : L’utilisation d’une IA comme ChatGPT doit être encadrée par des règles strictes pour éviter toute fuite ou exploitation non autorisée des données.

Conclusion : ChatGPT comme outil puissant mais sous contrôle

ChatGPT peut être un outil innovant et puissant pour les notaires, notamment pour automatiser certaines tâches ou produire des documents standards. Cependant, le respect du secret professionnel et du RGPD doit primer.

En adoptant ces pratiques :

• Vous garantissez la confidentialité et la sécurité des informations clients.
• Vous utilisez l’IA de manière éthique et conforme aux exigences déontologiques.

Avec une utilisation responsable et encadrée, ChatGPT peut transformer la gestion notariale tout en respectant les valeurs fondamentales de la profession.